W największym skrócie metoda kasowa polega na zaliczeniu wydatku do kosztów uzyskania przychodu w dacie jego poniesienia, bez względu na datę uzyskania przychodu. Dzień poniesienia wydatku może być pojmowany różnie, pojęcie to nie zostało zdefiniowane w ustawie. Należy przyjąć, że jest to dzień:

• obciążenia podatnika przez kontrahenta, np. poprzez wystawienie faktury czy rachunku, noty, pod warunkiem, że podatnik zaakceptuje dokument obciążeniowy;
• faktycznej zapłaty w przypadku wydatków:
  • w stosunku do których ustawa stawia warunek faktycznej zapłaty w celu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów (np. wynagrodzenia, odsetki);
  • ponoszonych bez wystawiania dokumentów obciążeniowych, ewentualnie przed obciążeniem.

Z kolei metoda memoriałowa polega na zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodu:

• kosztów bezpośrednich, które można bezpośrednio powiązać z określonymi przychodami, w dacie uzyskania przychodu (np. wydatek na zakup towarów będzie kosztem uzyskania przychodu w dacie sprzedaży towaru);
• kosztów pośrednich, związanych ogólnie z całą działalnością podatnika, których nie można bezpośrednio powiązać z określonymi przychodami, w dacie poniesienia wydatku (np. wydatek na zakup usług telekomunikacyjnych jest związany z ogółem przychodów podatnika, jest to po prostu ogólny koszt funkcjonowania firmy).

Ustawa określa metodę memoriałową jako zasadę, w myśl której koszty są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów mają możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodów metodą kasową albo metodą memoriałową. Wyboru dokonuje podatnik, jednak w przypadku wyboru metody memoriałowej warunkiem jest, aby stale w każdym roku podatkowym księga była prowadzona w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Niezależnie od sposobu rozliczania kosztów uzyskania przychodów, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą stosować dwie metody ujmowania w księdze przychodów:

• w dniu poniesienia uzyskania przychodu;
• w dniu wystawienia faktury.

Brak jest obowiązku dokonywania jakichkolwiek zgłoszeń wybranego sposobu prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

dokumentacja zakupów